Procedura dotycząca przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązująca w Uniwersytecie Zielonogórskim określa zasady przyjmowania tych zgłoszeń naruszenia prawa oraz sposób podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Nieprawidłowości, których dotyczą powyższe zgłoszenia muszą wystąpić w miejscu pracy i jej bezpośrednim otoczeniu w obszarach określonych w §2 pkt 8.
Cel procedury
Zgodnie z § 3 Procedury dotyczącej przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązującej w Uniwersytecie Zielonogórskim :
Procedura została opracowana mając na uwadze wykonanie Dyrektywy, która określa zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego z uwzględnieniem Ustawy.
Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Uniwersytecie oraz służy zwiększeniu efektywności wykrywania prawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
Celem niniejszej procedury jest:
1) zapewnienie odpowiedniego poziomu poufności danych osobowych sygnalistów, w tym również ich ochrony oraz innych osób wskazanych w niniejszej procedurze przed działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem;
2) zapewnienie bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń o nieprawidłowościach zapewniających rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia;
3) zapewnienie jednolitych standardów rozpatrywania oraz zarządzania zgłoszeniami w celu zwiększenia efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczenia ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w Uczelni.
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być m. in. pracownik, pracownik tymczasowy, przedsiębiorca, stażysta, praktykant, a nawet funkcjonariusz, czy też żołnierz (§2 pkt 20).
| Elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych | Interpretacja |
| Określenie podmiotu prawnego |
Uniwersytet Zielonogórski |
|
Osoba lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa |
Operator zgłoszeń (Zastępca Operatora zgłoszeń) – pracownik powołany przez Pracodawcę przyjmuje zgłoszenia naruszenia prawa, weryfikuje, utrzymuje kontakt ze zgłaszającym oraz nadaje status sygnalisty |
|
Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej |
Zgłoszeń dokonuje się podmiotowi prawnemu w sposób ustny lub pisemny zgodnie z kanałami komunikacyjnymi, zapewniającymi poufność informacji, określonymi w § 12 Procedury |
|
Osoba lub podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych |
Rektor powołuje Komisję (z zastrzeżeniem opisanym w § 15 ust. 5 Procedury) w składzie min. 5 osób, której Przewodniczącym jest osoba wybrana spośród członków Komisji. Komisja ta przyjmuje i weryfikuje zgłoszenia, a następnie podejmuje działania następcze. |
|
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo |
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane, a osoba dokonująca zgłoszenia anonimowego nie będzie podlegała ochronie prawnej przysługującej sygnaliście (z zastrzeżeniem w § 12 ust. 1 Procedury. |
|
Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego |
Zgłaszający otrzymuje od Operatora zgłoszeń potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania za pomocą kanału wskazanego przez osobę zgłaszającą. Obowiązek ten nie istnieje w przypadku zgłoszeń anonimowych. |
|
Obowiązek podjęcia działań następczych |
Każde zgłoszenie naruszenia prawa rozpatrywane jest przez Komisję ds. rozpatrywania zgłoszeń (§ 15 ust. 1 Procedury). Działania następcze opisane są w § 15 Procedury. |
| Maksymalny termin na przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej o działaniach następczych | Zgodnie z § 15 ust. 31 Komisja przekazuje poprzez Operatora zgłoszeń do Sygnalisty bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia. |
