Procedura dotycząca przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązująca w Uniwersytecie Zielonogórskim określa zasady przyjmowania tych zgłoszeń naruszenia prawa oraz sposób podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami. Nieprawidłowości, których dotyczą powyższe zgłoszenia muszą wystąpić w miejscu pracy i jej bezpośrednim otoczeniu w obszarach określonych w § 2 pkt 8.
Cel procedury
Zgodnie z § 3 Procedury dotyczącej przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami obowiązującej w Uniwersytecie Zielonogórskim :
Procedura została opracowana mając na uwadze wykonanie Dyrektywy, która określa zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego z uwzględnieniem Ustawy.
Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Uniwersytecie oraz służy zwiększeniu efektywności wykrywania prawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
Celem niniejszej procedury jest:
1) zapewnienie odpowiedniego poziomu poufności danych osobowych sygnalistów, w tym również ich ochrony oraz innych osób wskazanych w niniejszej procedurze przed działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem;
2) zapewnienie bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń o nieprawidłowościach zapewniających rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia;
3) zapewnienie jednolitych standardów rozpatrywania oraz zarządzania zgłoszeniami w celu zwiększenia efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczenia ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych w Uczelni.
W ramach ustanowionej procedury, rozpatrywane będą wyłącznie:
1) zgłoszenia dokonane przez osoby spełniające wszystkie warunki określone w § 5 Procedury,
2) zgłoszenia dokonane przez ustanowione w Procedurze bezpieczne kanały dokonywana zgłoszeń nieprawidłowości, o których mowa w § 12 ust. 1 Procedury,
3) zgłoszenia dokonane w formie jawnej tzw. zawierające określone dane osoby zgłaszającej, niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia danego zgłoszenia.
| Elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych | Interpretacja |
| Określenie podmiotu prawnego |
Uniwersytet Zielonogórski |
| Zakres zastosowania procedury
|
Procedurę stosuje się do osób fizycznych, o których mowa w § 2 pkt 20 Procedury, a także do osoby fizycznej, o której mowa w § 2 pkt 20 Procedury w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w Podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu |
|
Osoba lub podmiot upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa |
Operator zgłoszeń (Zastępca Operatora zgłoszeń) – pracownik powołany przez Pracodawcę przyjmuje zgłoszenia naruszenia prawa, weryfikuje, utrzymuje kontakt ze zgłaszającym oraz nadaje status sygnalisty. Szczegółowy zakres przyjmowania zgłoszeń został opisany w § 13 Procedury |
|
Kanały komunikacyjne do zgłaszania nieprawidłowości |
Zgłoszeń dokonuje się podmiotowi prawnemu w sposób ustny lub pisemny zgodnie z kanałami komunikacyjnymi, zapewniającymi poufność informacji: 1) zgłoszenie za pomocą dedykowanego systemu informatycznego/za pomocą formularza zgłoszenia nieprawidłowości udostępnionego w formie elektronicznej pod linkiem/adresem: 2) zgłoszenie przy pomocy skrzynki wrzutowej, koloru brązowego, opatrzonej napisem: „Sygnalista”; skrzynka umieszczona jest Budynku A-6 przy ul. Podgórnej 50e, 65-246 Zielona Góra (po prawej stronie drzwi do pomieszczenia 09a); Szczegółowa procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych została określona w § 12 Procedury |
|
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo |
Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane, a osoba dokonująca zgłoszenia anonimowego nie będzie podlegała ochronie prawnej przysługującej sygnaliście, z zastrzeżeniem w § 12 ust. 1 pkt 3 Procedury |
|
Rozpatrywanie zgłoszeń |
Każde zgłoszenie naruszenia prawa rozpatrywane jest przez Komisję ds. rozpatrywania zgłoszeń (§ 15 ust. 1 Procedury). Rektor powołuje Komisję (z zastrzeżeniem opisanym w § 15 ust. 4 Procedury) w składzie min. 5 osób, której Przewodniczącym jest osoba wybrana spośród członków Komisji. Komisja ta przyjmuje i weryfikuje zgłoszenia, a następnie podejmuje działania następcze |
|
Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego |
Zgłaszający otrzymuje od Operatora zgłoszeń potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania za pomocą kanału wskazanego przez osobę zgłaszającą. Obowiązek ten nie istnieje w przypadku zgłoszeń anonimowych |
| Maksymalny termin na przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej o działaniach następczych | Zgodnie z § 15 ust. 31 Komisja przekazuje poprzez Operatora zgłoszeń do Sygnalisty bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia |
